Quand vous embauchez votre premier employé, la paie semble simple : il travaille, et vous le payez.
Mais la paie, c'est bien plus que d'envoyer de l'argent au compte bancaire d'un employé.
En tant qu'employeur, vous êtes responsable de calculer les gains, de retenir les bonnes déductions, de payer l'employé, de verser les impôts au gouvernement, de tenir des registres et de préparer les feuillets fiscaux de fin d'année.
Cela peut sembler beaucoup, mais le processus est en fait simple une fois que vous en comprenez les rouages.
Comment fonctionne la paie au Canada?
Si vous ne deviez retenir qu'une seule chose de cet article, c'est ceci : la paie au Canada suit le même cycle de base à chaque période de paie :
- Calculez ce que l'employé a gagné.
- Déduisez l'impôt sur le revenu, le RPC ou le RRQ, et l'AE.
- Payez l'employé.
- Versez les déductions au gouvernement et tenez des registres.
À la fin de l'année, vous devrez également préparer les feuillets T4 afin que les employés puissent produire leurs déclarations de revenus personnelles.
Examinons chaque étape.
Comment configurer la paie au Canada?
Étape 1 : Configurez correctement la paie
Avant de traiter votre première paie, vous devez mettre en place quelques éléments.
Premièrement, vous aurez besoin d'un compte de programme de paie auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Si votre entreprise possède déjà un numéro d'entreprise (NE), vous y ajouterez un compte de programme de paie, souvent identifié par un numéro « RP ».
L'obtenir est simple. Vous pouvez vous inscrire à un compte de programme de paie par l'intermédiaire du portail Mon dossier d'entreprise de l'ARC, en appelant la ligne des demandes de renseignements des entreprises de l'ARC, ou lorsque vous enregistrez votre entreprise pour la première fois. Si vous avez déjà un numéro d'entreprise, l'ARC y ajoutera simplement un compte de programme de paie.
Si vous avez des employés au Québec, la paie comporte une couche supplémentaire. Les employeurs traitent généralement avec l'ARC et Revenu Québec. L'ARC gère les obligations de paie fédérales, tandis que Revenu Québec gère l'impôt provincial sur le revenu du Québec, le RRQ, le RQAP et d'autres programmes de paie provinciaux.
Au Québec, vous devrez également vous inscrire en tant qu'employeur auprès de Revenu Québec afin de pouvoir verser les retenues à la source provinciales.
Vous devrez également décider de la fréquence de paie des employés. Au Canada, les fréquences de paie les plus courantes sont hebdomadaire, toutes les deux semaines, bimensuelle et mensuelle.
La paie bimensuelle fonctionne souvent bien pour les équipes rémunérées à l'heure, car les périodes de paie sont uniformes. La paie semi-mensuelle est courante pour les employés salariés, car elle s'aligne parfaitement avec la comptabilité mensuelle. Le bon choix dépend de votre équipe, de vos flux de trésorerie et du temps dont vous avez besoin pour recueillir les heures, examiner la paie et traiter les paiements.
Une fois que vous avez choisi un calendrier, tenez-vous-y. La paie fonctionne mieux lorsque les employés savent quand ils seront payés et que votre équipe a un processus uniforme à suivre.
Ensuite, vous devrez recueillir des renseignements auprès de vos employés, notamment :
- Nom légal complet
- Numéro d'assurance sociale (NAS)
- Adresse
- Renseignements sur le dépôt direct
Formulaires TD1 fédéraux et provinciaux (ou territoriaux) remplis, qui indiquent au service de la paie le montant d'impôt à retenir sur le salaire de chaque employé.
Vous voudrez également déterminer si le travailleur est un employé ou un entrepreneur, car cela a une incidence sur la nécessité de retenir des déductions à la source.
Une fois que vous avez recueilli les renseignements nécessaires et choisi un calendrier de paie, vous êtes prêt à traiter la paie.
Comment calcule-t-on le salaire brut?
Étape 2 : Calculer le salaire brut
Chaque cycle de paie commence par une question : combien l'employé a-t-il gagné?
Parfois, c'est simple. Si une personne est salariée et que rien n'a changé, le salaire brut de l'employé peut être le même à chaque période de paie — mais le salaire brut comprend le salaire régulier, les primes, l'indemnité de vacances, ainsi que les avantages imposables et les allocations pour toutes les personnes figurant sur la liste de paie.
Pour les employés rémunérés à l'heure, les gains comprennent également les heures supplémentaires et les primes de quart, ainsi que des éléments de rémunération spéciaux comme les jours fériés payés, les vacances payées au moment du départ ou les honoraires. Le montant total gagné avant les déductions est le « salaire brut » de l'employé. Le salaire brut est le point de départ de tout le reste en matière de paie.
Quelles déductions salariales les employeurs retiennent-ils au Canada?
Étape 3 : Calculer les déductions salariales
Une fois le salaire brut calculé, le service de la paie détermine le montant à retenir. Pour la plupart des employés, il y a trois déductions principales :
Impôt sur le revenu
Les employeurs sont tenus de retenir l'impôt sur le revenu et de le verser au gouvernement au nom de l'employé. Le montant varie en fonction de facteurs tels que :
- Gains
- Province d'emploi
- Fréquence de paie
- Montants demandés sur le formulaire TD1
L'objectif n'est pas de calculer la facture fiscale finale de l'employé. La paie estime simplement le montant approprié à retenir tout au long de l'année.
RPC ou RRQ
Les employés à l'extérieur du Québec cotisent au Régime de pensions du Canada (RPC). Les employés au Québec cotisent au Régime de rentes du Québec (RRQ). Les employeurs versent généralement une cotisation équivalente à celle de l'employé au RPC ou au RRQ.
Assurance-emploi (AE)
Les employés cotisent également à l'assurance-emploi (AE). Les employeurs y cotisent aussi, généralement à 1,4 fois la cotisation de l'employé.
À la fin de ce processus, vous obtenez le salaire net — le montant que l'employé reçoit réellement.
Comment payez-vous les employés et fournissez-vous les relevés de paie?
Étape 4 : Payer les employés
Une fois les déductions calculées et la paie examinée, les employés peuvent être payés.
La plupart des entreprises utilisent le dépôt direct, bien que d'autres méthodes de paiement soient encore permises dans certaines situations. Les employés devraient également recevoir un relevé de paie indiquant :
- Gains bruts
- Déductions
- Salaire net
- Renseignements sur la période de paie
Avant de finaliser la paie, il vaut la peine de prendre quelques minutes pour tout vérifier. Un employé manquant, des heures incorrectes ou un bonus oublié est beaucoup plus facile à corriger avant que l'argent ne soit versé qu'après.
Comment fonctionnent les remises de paie?
Étape 5 : Verser les retenues salariales
Le processus de paie ne s'arrête pas une fois les employés payés. Les retenues salariales prélevées sur le salaire des employés n'appartiennent pas à l'employeur; elles sont détenues temporairement et doivent être versées à l'organisme gouvernemental approprié.
Selon l'endroit où vos employés travaillent, cela peut comprendre :
- L'impôt fédéral sur le revenu
- Le RPC ou la RRQ
- L'AE
- Les cotisations de l'employeur au RPC ou à la RRQ
- Les cotisations de l'employeur à l'AE
- Le RQAP au Québec
La plupart des employeurs versent les retenues mensuellement, bien que certaines entreprises puissent être admissibles à des calendriers de versement différents.
Le non-respect des dates limites de versement peut entraîner des pénalités et des intérêts; il est donc important de comprendre votre calendrier attribué et de l'intégrer à votre processus de paie.
À quelles erreurs de paie les équipes devraient-elles faire attention ?
La plupart des problèmes de paie ne surviennent pas parce que les calculs sont difficiles. Ils surviennent parce qu'une étape est oubliée.
Voici quelques erreurs courantes :
Classification erronée des travailleurs
Les employés et les entrepreneurs ne sont pas traités de la même manière aux fins de la paie. Les employés nécessitent généralement des retenues salariales. Les entrepreneurs, généralement, non.
Faire cette erreur peut coûter cher si les organismes gouvernementaux déterminent plus tard qu'un entrepreneur aurait dû être traité comme un employé.
Oubli de la paie de vacances
Les exigences en matière de paie de vacances varient d'une province à l'autre, mais les employeurs doivent généralement suivre et payer correctement les droits aux vacances.
Non-respect des dates limites de versement
Les remises tardives peuvent entraîner des pénalités et des intérêts.
Ignorer les avantages imposables
Certains avantages, allocations et gratifications peuvent devoir être déclarés comme revenus imposables.
S'ils ne sont pas suivis correctement tout au long de l'année, la production des rapports de fin d'année devient beaucoup plus difficile.
Oublier les relevés d'emploi
Lorsqu'un employé quitte son emploi ou subit une interruption de rémunération, vous pourriez devoir émettre un relevé d'emploi (RE).
Les employés ont souvent besoin d'un RE pour avoir accès aux prestations d'assurance-emploi. Les retards ou les erreurs peuvent créer un stress inutile pour l'employé et un travail administratif supplémentaire pour l'employeur.
Quelles normes d'emploi affectent la paie au Canada?
La paie ne se limite pas aux retenues d'impôt et aux remises. Les employeurs doivent également respecter les normes d'emploi qui s'appliquent là où leurs employés travaillent. Ces règles peuvent régir le salaire minimum, les heures supplémentaires, l'indemnité de vacances, les jours fériés, le préavis de licenciement, les heures de travail et les exigences relatives aux relevés de paie.
Les règles varient d'une province et d'un territoire à l'autre, alors ne présumez pas que ce qui s'applique en Ontario s'applique au Québec, en Alberta ou en Colombie-Britannique.
Avant d'embaucher des employés dans une nouvelle province, assurez-vous de bien comprendre les normes d'emploi locales qui s'appliquent.
Avez-vous besoin d'un logiciel de paie pour gérer la paie au Canada?
Techniquement, la paie peut être effectuée manuellement. En pratique, la plupart des entreprises finissent par adopter un logiciel de paie.
À mesure que votre équipe grandit, la paie devient plus qu'un simple calcul de retenues. Vous gérez les dépôts directs, les soldes de vacances, les dossiers des employés, les remises, les rapports de fin d'année et la conformité dans toutes les provinces.
Un logiciel n'élimine pas les responsabilités liées à la paie, mais il aide à réduire les erreurs et à gagner du temps.
Si vous n'avez qu'un ou deux employés, la gestion manuelle de la paie peut être gérable. À mesure que votre équipe grandit, un logiciel devient rapidement l'option la plus sûre.
Que devraient comprendre les plateformes avant d'ajouter la paie?
Réflexions finales
La plupart des propriétaires d'entreprise compliquent inutilement la paie. À la base, la paie est un processus répétable : Calculer les gains. Déduire les impôts et les cotisations. Payer les employés. Remettre les retenues. Tenir de bons dossiers.
C'est tout.
Les entreprises qui ont des difficultés avec la paie sont généralement celles qui la considèrent comme une tâche occasionnelle. Celles qui réussissent la traitent comme un système.
Mettez-la en place correctement, suivez le même processus à chaque période de paie, et la paie deviendra un simple processus d'affaires, pas une source d'inquiétude.
