À quoi sert réellement un logiciel de paie au Canada?

Si vous gérez la paie au Canada, vous pouvez techniquement le faire sans logiciel de paie.

L'ARC met à la disposition des employeurs un outil gratuit appelé Calculateur en ligne des retenues sur la paie (CLRP). Pour les employés dont la province d'emploi est le Québec, Revenu Québec propose le service WebRAS pour calculer l'impôt sur le revenu du Québec, les cotisations au RRQ, les cotisations au RQAP et certaines cotisations de l'employeur. Nous nous concentrerons sur le CLRP dans cet article, mais la logique générale demeure la même.

Dans le CLRP, vous saisissez la province d'emploi de l'employé, la fréquence de paie, la rémunération brute, les montants des formulaires TD1 et d'autres détails pertinents. Le CLRP vous indique les retenues au titre du RPC, de l'assurance-emploi et de l'impôt sur le revenu pour cet employé pour cette période de paie.

Cela semble assez simple jusqu'à ce que vous vous rappeliez l'essentiel : le CLRP est un calculateur, pas un logiciel de paie. Il vous fournit donc uniquement les chiffres et ne remplit pas vos obligations d'employeur en matière de paie; il ne mémorise, ne verse, ne produit ni ne synchronise rien en votre nom.

La question n'est donc pas de savoir si le CLRP peut calculer les retenues sur la paie. Il le peut. La question est de savoir si une entreprise devrait s'appuyer sur le CLRP comme pivot de ses opérations de paie.

Pour une très petite entreprise simple, peut-être. Pour la plupart des employeurs, probablement pas.

Quand les entreprises dépassent-elles le stade de la paie manuelle?

Si vous avez quelques employés, des salaires constants, peu ou pas de rémunération variable, aucune complexité liée à plusieurs provinces et un teneur de livres rigoureux qui assure le suivi de tout en dehors du CLRP, la méthode manuelle peut convenir pendant un certain temps.

Le logiciel devient plus pertinent dès que la paie devient un tant soit peu complexe, non pas parce qu'il est magique, mais parce que la paie comporte trop d'occasions où de petites erreurs peuvent coûter cher.

Un logiciel de paie peut effectuer plusieurs tâches que le CLRP ne fait pas : conserver les dossiers des employés et les données cumulatives de l'année, signaler les problèmes potentiels, transférer des fonds, émettre des talons de paie et des feuillets T4 ou Relevé 1, faciliter la préparation ou la soumission des relevés d'emploi, générer des rapports et synchroniser les données avec un logiciel comptable, selon le fournisseur.

C'est important, car la paie canadienne ne se résume pas à des calculs. Elle implique des échéances, des versements, un historique cumulatif, des dossiers d'employés, des règles provinciales, des relevés d'emploi, des feuillets T4, des pistes de vérification et l'attente que les employés reçoivent la bonne rémunération et que les autorités gouvernementales reçoivent les bons versements à temps. Voici à quoi cela ressemble concrètement.

Quelles sont les exigences de la paie canadienne pour les employeurs?

Quelles retenues sur la paie les employeurs canadiens doivent-ils calculer?

À chaque cycle de paie, les employeurs canadiens doivent calculer et retenir les montants exacts sur la rémunération brute de chaque employé (note : la rémunération brute comprend plus que le simple salaire). Les retenues statutaires sont obligatoires et fixées par la loi : impôt sur le revenu fédéral, impôt sur le revenu provincial ou territorial, RPC (ou RRQ au Québec), assurance-emploi et RQAP pour les employés du Québec.

D'autres retenues varient selon l'employeur et le personnel. Elles peuvent inclure les primes d'assurance collective, les primes d'assurance invalidité de longue durée, les cotisations syndicales, les cotisations au REER, les saisies-arrêts ordonnées par un tribunal et le remboursement d'avances ou de prêts aux employés. Certaines sont volontaires; d'autres sont obligatoires lorsqu'elles s'appliquent.

Les employeurs versent généralement un montant égal à la cotisation au RPC ou au RRQ de l'employé. Pour l'assurance-emploi, la prime standard de l'employeur est de 1,4 fois la prime de l'employé, bien qu'un taux réduit approuvé pour l'employeur puisse s'appliquer. Les employeurs du Québec paient également des cotisations au RQAP au taux applicable à l'employeur.

Les primes d'assurance collective et d'invalidité de longue durée sont souvent partagées entre l'employeur et l'employé, la part de l'employeur étant suivie et versée séparément à l'assureur.

L'essentiel est que la paie ne concerne pas seulement ce qui est déduit du chèque d'un employé. Chaque retenue entraîne une action correspondante de l'employeur : une cotisation, un versement, une déclaration, ou les trois.

Quelles retenues sur la paie les employeurs doivent-ils verser à l'ARC?

L'employeur doit verser les retenues à la source selon le calendrier approprié. Il existe quatre types de payeurs :

Type de payeur

Seuil de la RMPM

Date limite de versement

Régulier

RMPM inférieure à 25 000 $ et aucun autre type de payeur assigné

Au plus tard le 15 du mois suivant

Trimestriel

Nouveaux employeurs : montant de retenues mensuel inférieur à 1 000 $ et dossier de conformité parfait. Employeurs existants : RMPM inférieure à 3 000 $, compte ouvert depuis au moins 12 mois et dossier de conformité parfait.

15 avril, 15 juillet, 15 octobre et 15 janvier

Accéléré – Seuil 1

25 000 $ à 99 999,99 $

Les montants du 1er au 15 sont dus au plus tard le 25 du même mois; les montants du 16 à la fin du mois sont dus au plus tard le 10 du mois suivant

Accéléré – Seuil 2

100 000 $ et plus

Le troisième jour ouvrable suivant chaque période de versement : du 1er au 7, du 8 au 14, du 15 au 21 et du 22 à la fin du mois

Le type de payeur d'une entreprise est généralement fondé sur sa rémunération mensuelle moyenne (RMPM) d'il y a deux ans, et l'ARC révise les comptes de paie annuellement. Les nouveaux employeurs peuvent être admissibles au versement trimestriel sans demande préalable si leur montant de retenues mensuel est inférieur à 1 000 $ et qu'ils maintiennent un dossier de conformité parfait. Les petits employeurs existants admissibles sont avisés par écrit. Pour les employés dont la province d'emploi est le Québec, les employeurs versent l'impôt fédéral et les cotisations d'assurance-emploi à l'ARC, et versent l'impôt sur le revenu du Québec, les cotisations au RRQ et les primes au RQAP à Revenu Québec selon les calendriers applicables. Les pénalités pour retard de versement sont généralement de 3 % pour un retard d'un à trois jours, 5 % pour quatre ou cinq jours, 7 % pour six ou sept jours, et 10 % pour plus de sept jours ou en cas d'absence de versement. Une pénalité de 20 % peut s'appliquer à une deuxième cotisation ou plus au cours de la même année civile si le manquement est volontaire ou dû à une négligence grave.

Quand un employeur doit-il produire un relevé d'emploi (RE)?

Tout au long de l'année, lorsqu'un employé subit une interruption de rémunération — par exemple, en raison d'une démission, d'un congédiement, d'une maladie ou blessure, d'un congé de maternité ou parental, ou de tout autre congé — l'employeur doit produire un RE auprès de Service Canada. En règle générale, un RE électronique doit être émis dans les cinq jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l'interruption de rémunération survient. Le défaut de fournir un RE exact peut entraîner une amende pouvant atteindre 2 000 $, une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à six mois, ou les deux.

Mais le risque réel n'est pas la pénalité. C'est l'impact d'un RE erroné sur une personne qui vient de perdre son emploi. Un code incorrect ou un calcul de rémunération inexact peut retarder les prestations attendues — un chèque sur lequel la personne compte, au pire moment possible.

Le formulaire semble simple, mais les données à saisir ne le sont pas. La paie finale, le paiement des vacances et l'indemnité de cessation d'emploi varient selon la province et influencent ce que vous déclarez. Pour bien faire les choses, vous devez comprendre les deux volets : les règles fédérales qui régissent le moment de la production de votre déclaration et les règles provinciales qui déterminent ce que vous déclarez.

Après tout cela, les employeurs ont également des obligations de fin d'année. Les feuillets T4 doivent être remis aux employés, et la déclaration de renseignements T4 — incluant les feuillets et le Sommaire — doit être produite auprès de l'ARC. Les employés du Québec pourraient également avoir besoin de relevés 1.

C'est pourquoi la paie semble facile jusqu'au moment où elle ne l'est plus. Le calcul n'est qu'une partie de l'équation. C'est le processus entourant et suivant le calcul qui finit généralement par échouer.

Comment fonctionne la paie manuelle avec le PDOC?

Pour chaque cycle de paie, une personne utilise le calculateur en ligne de l'ARC pour calculer les retenues, un employé à la fois.

Pour chaque personne, l'opérateur choisit la province d'emploi, la fréquence de paie, la rémunération brute, les montants des demandes TD1 et toute autre donnée pertinente. Le PDOC renvoie les retenues pour cet employé pour cette période. Ensuite, l'opérateur enregistre ces chiffres ailleurs, généralement dans une feuille de calcul. Puis, il répète le processus pour l'employé suivant. Et le suivant. Et encore le suivant.

Après cela, quelqu'un doit encore établir le registre de paie, calculer la paie nette, préparer les talons de paie, organiser le paiement, suivre le montant total dû à l'ARC, effectuer les remises à temps, conserver les dossiers et, éventuellement, produire les formulaires de fin d'année.

Rien de tout cela n'est impossible. C'est simplement manuel. Et la paie manuelle repose souvent lourdement sur la seule personne qui sait où se trouve la feuille de calcul, ce que signifie chaque colonne et quelles étapes ne doivent pas être oubliées.

L'un des plus gros problèmes du PDOC est qu'il n'a pas de mémoire. Chaque session est nouvelle. Cela signifie qu'il ne sait pas automatiquement ce qu'un employé a gagné depuis le début de l'année. Il ne sait pas combien de cotisations au RPC ou à l'AE ont déjà été retenues. Il ne sait pas si l'employé approche d'un maximum annuel. Il ne sait pas si un formulaire TD1 a été mis à jour le mois dernier, à moins que l'opérateur ne saisisse à nouveau les bonnes informations.

Cela crée un risque silencieux. La paie peut sembler correcte pour une période de paie, mais être erronée sur l'ensemble de l'année. Par exemple, si un employé atteint le maximum annuel du RPC ou de l'AE et que l'opérateur ne fait pas un suivi adéquat, l'entreprise pourrait continuer à effectuer des retenues excédentaires. L'employé finira par s'en apercevoir, ou le problème apparaîtra au moment de produire les T4. Dans les deux cas, l'entreprise se retrouve avec un problème de rapprochement qui aurait pu être évité.

C'est l'aspect que les gens oublient. Le PDOC peut vous donner la bonne réponse pour les informations que vous saisissez au moment où vous les saisissez, mais il ne peut pas vous dire si votre processus est complet.

La paie de fin d'année est-elle seulement un problème de février?

Bien que les difficultés de fin d'année puissent entraîner des amendes, il est plus probable qu'il s'agisse d'une expérience éprouvante pour vous et votre équipe lorsque vos opérations de paie ne sont pas bien ficelées.

Beaucoup de propriétaires d'entreprise traitent la paie de fin d'année comme une date limite — quelque chose à régler en février, lorsque les feuillets T4 sont dus et que l'ARC attend. Mais les erreurs qui créent des problèmes de fin d'année ne commencent généralement pas en février. Elles peuvent commencer en avril, lorsqu'une prime est ajustée mais n'est pas reflétée partout, ou en octobre, lorsqu'une correction ou une écriture de journal est importée deux fois — ou pas du tout.

En février, vous ne gérez pas un seul problème. Vous gérez douze mois de petits problèmes.

Voici cinq défis courants liés à la paie de fin d'année.

Comment des totaux cumulatifs inexacts affectent-ils la paie?

Chaque cycle de paie s'ajoute à vos totaux cumulatifs. En décembre, ces totaux doivent être exacts, mais les écarts sont plus probables lorsque les données de paie sont conservées à plusieurs endroits.

Comment les avantages imposables peuvent-ils être oubliés dans la paie?

Les allocations automobiles, les cartes-cadeaux, les forfaits de téléphonie cellulaire payés par l'employeur, l'utilisation personnelle de l'équipement de l'entreprise et le stationnement peuvent créer des avantages imposables, mais le traitement dépend des faits et de la politique applicable de l'ARC. La mise en œuvre d'un système de paie devrait permettre d'identifier quels avantages sont imposables, non imposables, ouvrant droit à pension ou assurables, afin qu'ils soient traités correctement dès le départ.

Comment surviennent les erreurs liées au RPC, à l'AE et aux taux d'imposition?

Les taux, les seuils et les formules de retenues sur la paie peuvent changer d'une année à l'autre. Se fier à des valeurs copiées de l'année précédente — ou à un logiciel qui n'a pas été mis à jour — peut entraîner des retenues insuffisantes ou excessives qui nécessiteront une conciliation ultérieure et pourraient entraîner des intérêts ou des pénalités.

Que se passe-t-il lorsque les feuillets T4 sont en retard ou inexacts?

Les déclarations T4 doivent être produites et les feuillets T4 doivent être remis aux employés au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile. Si la date limite tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié reconnu par l'ARC, le jour ouvrable suivant s'applique. Les pénalités pour production tardive dépendent du nombre de feuillets et du nombre de jours de retard, sous réserve de montants minimaux et maximaux.

Pourquoi les dossiers de paie et les dossiers comptables ne concordent-ils pas?

La paie génère des écritures comptables pour les salaires, les retenues, les avantages sociaux et les impôts, et ces écritures doivent correspondre au grand livre pour que les états financiers et les feuillets T4 demeurent exacts. Une contre-passation oubliée, une charge à payer qui n'est jamais apurée ou une écriture de journal importée deux fois peuvent donner l'impression que la paie est correcte alors que les dossiers comptables sont en désaccord. C'est pourquoi une conciliation régulière entre les deux systèmes est importante, surtout lorsque le processus est manuel.

Quand une entreprise devrait-elle remplacer le PDOC par un logiciel de paie?

Un logiciel de paie fonctionne différemment du PDOC. Au lieu de calculer la paie d'un employé à la fois, il stocke les profils des employés, les montants des formulaires TD1, les détails de la rémunération, les totaux cumulatifs et l'historique des retenues dans un système unique. Il connaît les employés, leurs fréquences de paie et leurs provinces d'emploi; il peut donc calculer le RPC ou le RRQ, l'AE, l'impôt sur le revenu et la paie nette pour l'ensemble de la période tout en conservant les totaux cumulatifs que le PDOC laisse à l'opérateur le soin de suivre manuellement. Selon le fournisseur et la configuration, un logiciel de paie peut également prendre en charge les talons de paie, les dépôts directs, le suivi des remises, les formulaires de fin d'année, les relevés d'emploi et les pistes de vérification. Quelqu'un doit toujours saisir les heures exactes, tenir à jour les données des employés, réviser la paie et s'assurer que les fonds suffisants sont disponibles. Le logiciel peut centraliser et automatiser une grande partie du flux de travail, mais il ne supprime pas la responsabilité de conformité de l'employeur.

Ce changement devient important dès qu'une entreprise compte plus de quelques employés, une rémunération variable, des travailleurs horaires, plusieurs provinces ou des antécédents d'erreurs de remise. Une paie simple pour deux employés salariés est une chose; une équipe de 15 personnes avec du personnel horaire, des heures supplémentaires, des indemnités de vacances et des avantages sociaux imposables en est une autre. Le Québec ajoute sa propre couche : Revenu Québec, le RRQ, le RQAP et les relevés 1 ne sont pas des éléments que vous voulez gérer à la légère dans une feuille de calcul.

La même logique s'applique lorsque la paie dépend d'une seule personne. Si elle repose sur la feuille de calcul personnelle d'un employé et que cette personne quitte l'entreprise, celle-ci n'a pas de processus, elle a une dépendance. Le logiciel transforme la paie en un système qui peut être révisé, vérifié et transmis.

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